Las invitaciones de boda son el primer contacto que la familia y amigos tienen sobre el estilo de la celebración. Además, contienen toda la información que necesitan para llegar al evento y disfrutar de todos los detalles que tienen preparados. Confirmar la asistencia es un paso muy importante, por eso les compartimos todas las opciones que hay para que elijan la mejor para los novios y que tengan claro cuántos invitados los acompañarán ese día tan importante.
1. Invitaciones con RSVP
Una forma muy práctica de confirmar asistencia a la boda es enviando invitaciones que ya incluyan la solicitud. Las siglas RSVP corresponden al vocablo francés ‘Répondez s’il vous plaît’, que significa ‘Responda, por favor’. En caso de añadir esta nota, se debe especificar por qué medio quieren que los invitados respondan: pueden poner un correo electrónico o un número telefónico. También deben poner una fecha límite para responder; esto es especialmente importante si la planeación del evento depende de la cantidad de invitados que confirmen asistencia.
Otra modalidad de las invitaciones con RSVP es añadir la nota ‘Solo declinaciones’. De esta manera, estarán obligados a responder los invitados que no puedan asistir al evento. Todos los invitados que no respondan se considerarán confirmados.
Este estilo de confirmación se considera propio de bodas con una etiqueta muy elegante. También pueden crear invitaciones virtuales que tengan RSVP: un diseñador profesional puede añadir un botón para que la respuesta sea tan sencilla como hacer click.
2. Tarjetas con confirmación
Pueden adjuntar a sus invitaciones unas tarjetas que tengan las casillas ‘Confirmar’ y ‘Declinar’. Hay diseños muy creativos que incluyen estampillas o sellos para que los invitados marquen su respuesta. Esta es una opción práctica si están dispuestos a recoger una por una las tarjetas, por ejemplo, si invitarán a familiares que vivan cerca o compañeros del trabajo. De no ser así, tendrán que pedir que las reenvíen por correo.
3. Confirmar asistencia online
Además de compartir detalles sobre el enlace y de permitirles presumir su estilo, su web de boda puede ser un medio de comunicación muy útil. También pueden pedir a los invitados que declinen la invitación que envíen un pequeño video: así podrán transmitir sus saludos en la boda y hacerlos presentes.
4. Contratar los servicios de un call center
Algunos call centers ofrecen el servicio de confirmación de asistencia a eventos. Este servicio se encargaría por completo de contactar a los invitados y registrar sus respuestas. Aunque parece un medio un poco impersonal, es práctico y puede ser reconfortante para los invitados más tímidos.
5. Con un video o una sesión de fotos
Aprovechen la sesión preboda de los novios, para realizar una serie fotográfica o un vídeo en el que solicitan a los invitados que confirmen su asistencia. Esto lo pueden postear en redes unos dos meses antes de la boda: pueden pedir que confirmen con likes, con comentarios o con mensajes.
6. Correos electrónicos
Las confirmaciones por correo electrónico pueden enviarse aunque las invitaciones hayan sido impresas. En el sitio web pueden pedir a los invitados que registren sus correos electrónicos, para hacer listas y agilizar el proceso. Esta es una forma personal y sencilla de ponerse en contacto con los invitados, y puede ser la mejor opción si les gusta la tecnología, pues de esta manera se podrá llevar el control de las asistencias y responder fácilmente.
7. Llamadas de confirmación
El plazo sugerido para realizar la confirmación de invitados para boda es hasta un mes antes de la celebración. Si en ese lapso los invitados no han respondido, pueden repartirse la lista para pedir la confirmación por teléfono. Será más cómodo y rápido si cada uno contacta a sus familiares y amigos. Recuerden llevar un registro, en la aplicación o en su agenda física, de todos los datos de sus invitados, así sabrán qué información necesita cada uno para llegar al evento.
8. Con ayuda de damas y best men
Esta tarea puede delegarse al cortejo nupcial, especialmente si el número de invitados no determinará la organización de los menús, recuerdos para la boda y demás elementos. Asignen una lista de invitados a cada miembro del equipo para que se comuniquen y registren las confirmaciones.
Procuren tener controlada la información y que nada se les pase. Si están disponibles, los familiares cercanos pueden ayudar a pedir la confirmación de la familia lejana, ya sea por teléfono o en persona.
Tengan en cuenta que podrán añadir frases para confirmar asistencia a la boda, bien sea utilizando el método de RSVP o creando unas propias, por ejemplo: “Nos encantaría que nos acompañen a nuestro enlace, por favor confirmar asistencia en… (establecer método)”.
